Virtuaalitiimillä tarkoitetaan nimensämukaisesti ryhmätyöskentelyä virtuaalisesti. Tiimi on kasattu saman tai eri alojen asiantuntijoista, jotka tavanomaisesti osallistuvat yhdessä johonkin projektiin, kehitystyöhön tai muuhun vastaavaan. Virtuaalitiimit ovat normaalisti vain rajallisen ajan kestäviä, ja tämän jälkeen tiimit yleensä hajoavat. Virtuaalisuuden osuus saattaa kattaa koko työskentelyn tai, vain osan siitä. Mitä enemmän työskentelyä hoidetaan kasvokkain, sitä vähemmän tiimi on virtuaalinen. Virtuaaliselle tiimille tyypillistä on joustavuus ja matala hierarkia.

Virtuaalitiimit mahdollistavat työskentelyn, vaikka eripuolilta maapalloa. Virtuaalitiimille onkin hyvin tyypillistä, että tiimiläiset näkevät toisiian todella harvoin, jos koskaan. Tiimit eivät myöskään rajoitu välttämättä työskentelyyn yhdessä organisaatiossa, vaan ryhmät voidaan perustaa organisaatioiden kesken, jolloin osaamista saadaan esimerkiksi laajemmalta alueelta ryhmään.

Ryhmähengen muodastaminen ja luottamus ovat yksi suurimmista haasteista virtuaaliselle tiimille, koska normaalisti ryhmäläiset eivät näe välttämättä koskaan toisiaan ja työskentely täysin tuntemattomien tahojen kanssa luo todella suuria haasteita.

Tiimin toimivuuden kannalta on hyvin tärkeää, että ryhmällä on käytössä oikeanlaiset ja hyvät työkalut viestintään ja työntekoon ja, että jokainen tiimiläinen osaa myös käyttää niitä.

 

Virtuaalisen tiimin johtaminen

Sähköinen johtaminen on ensinnäkin todella paljon haastavampaa kuin tavallinen johtaminen. Suoran kontaktin puute hankaloittaa asioita ja johtajalla saattaa olla vaikeuksia ns. saada tunnetta siitä, että asiat on omissa käsissä ja, että homma pysyy kasassa. Viestinnän vaikeudet, luottamus, ryhmähenki ja muu tälläinen yleinen tiimityöskentelyyn liittyvä on paljon hankalampaa sähköisesti.

Yksi virtuaalitiimin johtamisen suurista haasteista lienee siinä, että tiimi on mahdollisesti perustettu eri kulttuurien kesken, joissa on mahdollisesti totuttu jokseenkin erilaiseen johtamiseen. Tälläisen projektin johtamiseen valmistautuessa onkin siis syytä hieman perehtyä minkälaista porukkaa tiimiin on kasattu ja kenties käydä läpi hieman pelisääntöjä ja muuta yleistä omaan johtamiseen liittyen. Luottamuksen luominen saattaa olla hyvinkin haasteellista johtajan ja alaisen välille ilman fyysistä läsnäoloa.

Avoimuutta edistäviä tekijöitä ovat mm. viestinnän molemminpuolinen toimivuus, alaisten huomioiminen, johtamistyylit jne. Periaatteessa johtaminen ei siis varsinaisesti eroa muusta johtamisesta, voimavaroja on vain käytettävä tehokkaammin juuri näillä tietyillä osa-aluiella. Haasteita luo tietenkin se, että yhteisöllisyyden tuntua on hankala luoda sähköisesti, koska entuudestaan toisille tuntemattomat ihmiset, eivät kovin helposti voi luoda kovinkaan vahvoja siteitä toisiinsa ilman fyysistä läsnäoloa.

Johtamistyylin muutoksella pystyy saamaan myös suuria muutoksia ryhmän työskentelyyn, kun työskentely on tehokasta on myös ilmapiiri tutkitusti parempi ryhmän sisällä.

 

Virtuaalisen tiimin työkalut

Virtuaalisen tiimin tehokkaan toiminnan kannalta on elintärkeää, että ryhmällä on saatavilla monipuolisesti tarvittavia työkaluja tiimityöskentelyyn. Oikealla viestintävälineellä voi vaikuttaa todella suuresti ryhmän toimintaan. Työkaluja onkin syytä käyttää monipuolisesti, ja miettiä tarkoin mihin asiaan mikäkin työkalu soveltuu.

1. Sähköposti on yleisesti hyvä esimerkiksi tiedotteiden jakamiseen tai muuhun yksipuoliseen viestiin, johon vastaanottajan ei välttämättä tarvitse vastata ollenkaan. Sähköpostin heikkous nousee esiin siinä vaiheessa, jos asiasta täytyisi esimerkiksi keskustella enemmän, tai jos kerrottava asia on hyvin monimutkainen. Vastaaminen viesteihin saattaa kestää kauan ja väärinymmärrykset ovat mahdollisia.

2. Skype on videopuheluihin ja äänipuheluihin tarkoitettu ohjelma, joka toimii esimerkiksi tietokoneilla verkon kautta. Skype on todella hyvä työkalu viestintään tiimin kesken. Skype mahdollistaa tiimiläisten kesken, ja tämän avulla esimerkiksi vaikeammatkin seikat saa hyvin selitettyä suullisesti puhuen. Tämä työkalu edellyttää tietenkin tiimiltä saman kielen ymmärrystä, joka voi olla mahdollisesti pieni kynnys suuresti kansainvälisille virtuaalitiimeille.

3. Dropbox on tiedostojen jakamiseen ja synkronointiin tarkoitettu ohjelma. Dropboxin avulla tiimiläiset voivat jakaa muiden tiimiläisten kesken tiedostoja pilveen ja ne ovat kaikille samassa ryhmässä oleville saatavilla verkossa. Kokeilin itse Dropboxia blogia varten ja tiedostojen jako onnistui yllättävän ongelmitta. Tiedostot tallennetaan Dropboxiin samallalailla kuin tietokoneen kovalevylle tallentaessa. Huonoina puolina Dropboxille mainitsen, että suurten tiedostojen jakaminen saattaa olla hyvinkin hidasta, riippuen verkon nopeudesta ja Dropboxin ilmaisessa versiossa tallennustilaa ei ole kuin 2Gigatavua, joka on mielestäni aivan liian vähän varsinkin jos tiimissä on monia jäseniä, jotka tallentavat paljon dataa ohjelmaan.

4. Microsoft Office: Project on projektinhallinta ohjelmisto, joka autaa projektin johtajia suunnittelemaan projektia valmiiksi, pitämään kirjaa resursseista, seuraamaan ryhmän edistymistä ja muuta projektin kulkuun ja valmistumiseen vaikuttavia asioita. Projectin avulla tiimi voi lähettää raportteja keskenään töiden etenemisestä ja ilmoittaa mahdollisista ongelmista. Työkalu on kuitenkin pääasiassa tarkoitettu projektin hallintaan ja johtamiseen. Ohjelman avulla saadaan kaikki projektin osa-alueet pysymään kasassa, jotta esimerkiksi projektin talouspuoli ei pääse retuperälle.

5. Google Docs on tekstinkäsittelyyn ja taulukkolaskentaan tarkoitettu Googlen kehittämä ohjelmisto. Google Docsia pystyy, joko käyttämään yksittäinen henkilö tai hän voi jakaa myös dokumentin kutsumalla dokementin tekoon ryhmäläisiä ja näin ollen jokainen voi joko seurata dokumenttien tekoa tai korjailla ja parannella jotain osa-alueita dokementtiin.Tämän avulla voi työtehtävien jakoa suorittaa esimerkiksi osaamisalueittan, että jokainen erityisosaaja tekee oman osuutensta tiestystä dokementista.

6 Google Hangouts kokouspalvelu/viestintä palvelu, jota voittaa käyttää tietokoneilla ja älypuhelimilla. Ohjelmisto on hyvin samankaltainen kuin Skype, mutta ymmärtääkseni Hangouts mahdollistaa videopuhelut, suuremissa ryhmissä kuin Skype. Hangoutsin avulla videopuhelut voi myös striimata suorana Youtubeen, jos projektin kesken pidetään esimerkiksi kokous, joka halutaan jakaa muillekin( esimerkiksi tietyn yrityksen kesken).