Kurssi alkaa tulla pikkuhiljaa kohti päätöstään, ja ajattelin kirjoittaa vielä lyhyesti ajatuksistani kurssista ja omia mielenkiinnon kohteita kurssiin liittyen.

Ensinnäkin sanoin jo alkukeväästä Kirsille ohimennen, että mielestäni tämä on yksi parhaista kursseista , jolla olen opintojeni aikana ollut. Tämä mielestäni siksi, että tälläistä kurssia ei voi verrata oikeastaan mihinkään muuhun, tämä on ollut aivan uniikki tapa opettaa ja oppia.

Yksi asia, jonka olen huomannut oppineeni kurssin aikana, jopa hieman yllättäen, on itsensä ilmaiseminen. Tälläinen kirjoittaminen on paljon vapaampaa kuin, pelkkien esseiden tekeminen tai tutkimuksen teko. Sellaiseen työhön kuuluu paljon teoriaa ja tarkat raamit joissa työ halutaan tehdä. Nykymaailmassa, kaikki tieto on muutaman linkin päässä, joten informatiivista sisältöä ei tarvitse enää opiskella. Paras tapa on oppia tekemällä jotain.

Kirjoittaminen on ollut mielenkiintoista, ja varsinkin itselleni kun kouluni alkaa olla päätöksessä ja huomaa, että osaa asioista ei tarvitse opiskella jostain kirjasta vaan oma tietämys riittää jo pohtimaan asioita, jota on koulutuksen aikana oppinut erilaisilla kursseilla.

Peace out! 

Joonas Salovirta

Virtuaalitiimillä tarkoitetaan nimensämukaisesti ryhmätyöskentelyä virtuaalisesti. Tiimi on kasattu saman tai eri alojen asiantuntijoista, jotka tavanomaisesti osallistuvat yhdessä johonkin projektiin, kehitystyöhön tai muuhun vastaavaan. Virtuaalitiimit ovat normaalisti vain rajallisen ajan kestäviä, ja tämän jälkeen tiimit yleensä hajoavat. Virtuaalisuuden osuus saattaa kattaa koko työskentelyn tai, vain osan siitä. Mitä enemmän työskentelyä hoidetaan kasvokkain, sitä vähemmän tiimi on virtuaalinen. Virtuaaliselle tiimille tyypillistä on joustavuus ja matala hierarkia.

Virtuaalitiimit mahdollistavat työskentelyn, vaikka eripuolilta maapalloa. Virtuaalitiimille onkin hyvin tyypillistä, että tiimiläiset näkevät toisiian todella harvoin, jos koskaan. Tiimit eivät myöskään rajoitu välttämättä työskentelyyn yhdessä organisaatiossa, vaan ryhmät voidaan perustaa organisaatioiden kesken, jolloin osaamista saadaan esimerkiksi laajemmalta alueelta ryhmään.

Ryhmähengen muodastaminen ja luottamus ovat yksi suurimmista haasteista virtuaaliselle tiimille, koska normaalisti ryhmäläiset eivät näe välttämättä koskaan toisiaan ja työskentely täysin tuntemattomien tahojen kanssa luo todella suuria haasteita.

Tiimin toimivuuden kannalta on hyvin tärkeää, että ryhmällä on käytössä oikeanlaiset ja hyvät työkalut viestintään ja työntekoon ja, että jokainen tiimiläinen osaa myös käyttää niitä.

 

Virtuaalisen tiimin johtaminen

Sähköinen johtaminen on ensinnäkin todella paljon haastavampaa kuin tavallinen johtaminen. Suoran kontaktin puute hankaloittaa asioita ja johtajalla saattaa olla vaikeuksia ns. saada tunnetta siitä, että asiat on omissa käsissä ja, että homma pysyy kasassa. Viestinnän vaikeudet, luottamus, ryhmähenki ja muu tälläinen yleinen tiimityöskentelyyn liittyvä on paljon hankalampaa sähköisesti.

Yksi virtuaalitiimin johtamisen suurista haasteista lienee siinä, että tiimi on mahdollisesti perustettu eri kulttuurien kesken, joissa on mahdollisesti totuttu jokseenkin erilaiseen johtamiseen. Tälläisen projektin johtamiseen valmistautuessa onkin siis syytä hieman perehtyä minkälaista porukkaa tiimiin on kasattu ja kenties käydä läpi hieman pelisääntöjä ja muuta yleistä omaan johtamiseen liittyen. Luottamuksen luominen saattaa olla hyvinkin haasteellista johtajan ja alaisen välille ilman fyysistä läsnäoloa.

Avoimuutta edistäviä tekijöitä ovat mm. viestinnän molemminpuolinen toimivuus, alaisten huomioiminen, johtamistyylit jne. Periaatteessa johtaminen ei siis varsinaisesti eroa muusta johtamisesta, voimavaroja on vain käytettävä tehokkaammin juuri näillä tietyillä osa-aluiella. Haasteita luo tietenkin se, että yhteisöllisyyden tuntua on hankala luoda sähköisesti, koska entuudestaan toisille tuntemattomat ihmiset, eivät kovin helposti voi luoda kovinkaan vahvoja siteitä toisiinsa ilman fyysistä läsnäoloa.

Johtamistyylin muutoksella pystyy saamaan myös suuria muutoksia ryhmän työskentelyyn, kun työskentely on tehokasta on myös ilmapiiri tutkitusti parempi ryhmän sisällä.

 

Virtuaalisen tiimin työkalut

Virtuaalisen tiimin tehokkaan toiminnan kannalta on elintärkeää, että ryhmällä on saatavilla monipuolisesti tarvittavia työkaluja tiimityöskentelyyn. Oikealla viestintävälineellä voi vaikuttaa todella suuresti ryhmän toimintaan. Työkaluja onkin syytä käyttää monipuolisesti, ja miettiä tarkoin mihin asiaan mikäkin työkalu soveltuu.

1. Sähköposti on yleisesti hyvä esimerkiksi tiedotteiden jakamiseen tai muuhun yksipuoliseen viestiin, johon vastaanottajan ei välttämättä tarvitse vastata ollenkaan. Sähköpostin heikkous nousee esiin siinä vaiheessa, jos asiasta täytyisi esimerkiksi keskustella enemmän, tai jos kerrottava asia on hyvin monimutkainen. Vastaaminen viesteihin saattaa kestää kauan ja väärinymmärrykset ovat mahdollisia.

2. Skype on videopuheluihin ja äänipuheluihin tarkoitettu ohjelma, joka toimii esimerkiksi tietokoneilla verkon kautta. Skype on todella hyvä työkalu viestintään tiimin kesken. Skype mahdollistaa tiimiläisten kesken, ja tämän avulla esimerkiksi vaikeammatkin seikat saa hyvin selitettyä suullisesti puhuen. Tämä työkalu edellyttää tietenkin tiimiltä saman kielen ymmärrystä, joka voi olla mahdollisesti pieni kynnys suuresti kansainvälisille virtuaalitiimeille.

3. Dropbox on tiedostojen jakamiseen ja synkronointiin tarkoitettu ohjelma. Dropboxin avulla tiimiläiset voivat jakaa muiden tiimiläisten kesken tiedostoja pilveen ja ne ovat kaikille samassa ryhmässä oleville saatavilla verkossa. Kokeilin itse Dropboxia blogia varten ja tiedostojen jako onnistui yllättävän ongelmitta. Tiedostot tallennetaan Dropboxiin samallalailla kuin tietokoneen kovalevylle tallentaessa. Huonoina puolina Dropboxille mainitsen, että suurten tiedostojen jakaminen saattaa olla hyvinkin hidasta, riippuen verkon nopeudesta ja Dropboxin ilmaisessa versiossa tallennustilaa ei ole kuin 2Gigatavua, joka on mielestäni aivan liian vähän varsinkin jos tiimissä on monia jäseniä, jotka tallentavat paljon dataa ohjelmaan.

4. Microsoft Office: Project on projektinhallinta ohjelmisto, joka autaa projektin johtajia suunnittelemaan projektia valmiiksi, pitämään kirjaa resursseista, seuraamaan ryhmän edistymistä ja muuta projektin kulkuun ja valmistumiseen vaikuttavia asioita. Projectin avulla tiimi voi lähettää raportteja keskenään töiden etenemisestä ja ilmoittaa mahdollisista ongelmista. Työkalu on kuitenkin pääasiassa tarkoitettu projektin hallintaan ja johtamiseen. Ohjelman avulla saadaan kaikki projektin osa-alueet pysymään kasassa, jotta esimerkiksi projektin talouspuoli ei pääse retuperälle.

5. Google Docs on tekstinkäsittelyyn ja taulukkolaskentaan tarkoitettu Googlen kehittämä ohjelmisto. Google Docsia pystyy, joko käyttämään yksittäinen henkilö tai hän voi jakaa myös dokumentin kutsumalla dokementin tekoon ryhmäläisiä ja näin ollen jokainen voi joko seurata dokumenttien tekoa tai korjailla ja parannella jotain osa-alueita dokementtiin.Tämän avulla voi työtehtävien jakoa suorittaa esimerkiksi osaamisalueittan, että jokainen erityisosaaja tekee oman osuutensta tiestystä dokementista.

6 Google Hangouts kokouspalvelu/viestintä palvelu, jota voittaa käyttää tietokoneilla ja älypuhelimilla. Ohjelmisto on hyvin samankaltainen kuin Skype, mutta ymmärtääkseni Hangouts mahdollistaa videopuhelut, suuremissa ryhmissä kuin Skype. Hangoutsin avulla videopuhelut voi myös striimata suorana Youtubeen, jos projektin kesken pidetään esimerkiksi kokous, joka halutaan jakaa muillekin( esimerkiksi tietyn yrityksen kesken).

 

 

Menee hiukan asian vierestä, mutta suosittelen katsomaan kyseisen linkin videon kohdasta 1.22 eteenpäin. Casey Neistat (Elokuvantekijä, youtuber, johtaja) kertoo muutamia hyviä pointteja/mielipiteitä työurasta ja kehittymisestä.

 https://youtu.be/1SBv3o4f2jE?t=83

Hirveän moni ei vielä tätä tehtävää tehdessäni ollut julkaissut kirjoitustaan tehtävään kaksi, mutta avoimuuden pääasiat tulevat esille helposti jo muutaman blogikirjoituksen perusteella. Avoimuus lähtee henkilötasolta, jonkun on tehtävä ensimmäinen rohkea askel ja siitä on pidettävä kiinni. Sosiaalinen pääoma on mielestäni osa avoimuutta, ja sille ei ole olemassa minkäänlaista mittaria, mutta samalla tavoin kuin avoimuus sitä syntyy vain olemalla avoin, rehellinen ja ihmisten kanssa tekemisissä. "DO MORE!" (Casey Neistat)

Ollakseni hyvä työntekijä tai johtaja, on syytä oppia olemaan joustava ja avoin. Suurten muutosten alla esimerkiksi avoimuudesta ylipäänsä on suuri hyöty, pähkinän kuoressa pelkkä avoin mieli asioita ja ihmisiä kohtaan auttaa yleensä olemaan parempi työkaveri muille ja itselleen. Avoimuus ei siis tarkoita kaikkien tunteitten vuotamista työpaikalla, vaan niiden tunteitten, joilla on merkitystä työpaikalla. Jos jokin ei toimi tuo se esille ja rohkaise muita tuomaan hyvät ja huonot asiat esille. Huonojen asioiden esilletuonti ei tarkoita syllisten etsintää vaan ratkaisujen etsinää. Kun jokin on pielessä se ratkaistaan yhdessä, ei yksinään. Tälläiset ns. suuret asiat, toteutuvat kuitenkin vain kun moni pieni asia toteutuu! ME-henki on helppo tapa saada porukkaan avoin ympäristö. Ketään ei saa jättää asioiden ulkpuolelle, työpaikalla kaikki voivat paremmin kun tuntevat kuuluvansa joukkoon.

 

Luin blogiani varten blogikirjoituksen/artikkelin aiheesta: Avoimuus, luottamus ja työhön sitoutuminen. Siinä kirjoitettiin mielestäni hyvin fiksusta näistä asioista joista moni on blogeihinsa jo kirjoitellut. Avoimuus ei tosiaan terminä tarkoita pelkkää yhtä asiaa ja avoimuus tarkoittaa siis kaikkea tätä ajatusmaailmaa mikä edes vähääkään liittyy näihin läpikäytyihin asioihin. Työpaikoilla avoimuus on lähes kaikkea jota avoimuus mieleen tuo mm. avoin kommunikointi, avoin organisaatio. Kaikki yhteistyö pitäisi hoitaa avoimesti, mitä tulee työasioihin. Työpaikoilla on ymmärrettävä mikä asia on tärkeää työn kannalta ja mikä ei ja energian säästämiseksi avoimuuteen voi kuulua myös se, että turhat asiat saadaan karsittua pois. Esimiesten onkin syytä olla aina se esimerkki ja tietolähde mitä tulee myös avoimuuteen.

Linkki artikkeliin: http://esalehtinen.blogit.hameensanomat.fi/2014/02/17/tyoyhteison-toiminnan-kolme-muskettisoturia-avoimuus-luottamus-ja-tyohon-sitoutuminen/

Aihe numero 2 on avoimuus työympäristössä. Vuonna 2016, muuttuvassa yhteiskunnassa avoimuus onkin seikka joka erottuu helposti tärkeäksi ominaisuudeksi toimivalle työorganisaatiolle. Avoimuus tekee luottamuksen ja ilman luottamusta tuskin toimivaa organisaatio pystyy luomaan. Sanotaan, että ainut mikä pysyy on muutos ja muutos on todella ankaraa toteuttaa ilman avointa organisaatiota. Nykyaikaisessa valmentavassa johtamisessa avoimuus alaisen ja johtajan välillä onkin mielestäni tärkein osa yhteistyön toimivuutta.

Asioiden kehittämisen ja kehittymisen kannalta yleisesti on tärkeää, että työympäristössä vallitsisi hyvin avoin ilmapiiri, jotta rehellisyyden avulla saataisiin korjattua mahdolliset kompastuskivet pois ja saataisi kehitettyä mahdollisimman tehokas työympäristö kaikille siihen kuuluville osille.

Avoimuuden olisi hyvä lähteä esimerkkinä johtajilta, jotta alaisit voisivat luottaa johtajaan ja kun tämä saavutetaan on alaisten helppoja olla avoimia myös johtajia ja toisiaan kohtaan. Luottamusta luodaan ainoastaan niin, että jokainen on valmiina olemaan mukana avoimuudessa ja se on ansaittava teoilla sekä sanoilla.

Omasta työkokemuksesta olen huomannut, että avoimen työympäristön vallitessa on työnteko huomattavasti stressittömämpää ja helpompaa. Negatiivisuudet voi tuoda helposti esille, että tarvitsee pelätä selkäänpuukotusta ja tietysti sama pätee myös positiivisissa asioissa, muista siis antaa joskus kiitosta työpaikalla, sillä on loppukenlopuksi suurempi merkitys. Tiedon, joka tulee johtajilta alaisille on oltava totta, jos johtaja jää kiinni salailusta tai jopa valehtelusta, on tästä äärettömän vaikeaa alkaa luomaan avointa työilmapiiriä. Tiedottaminen ylipäänsä on hyvin tärkeää, organisaation täytyy pystyä puhumaan rehellisesti keskenään avoimessa ympäristössä. 

Työorganisaation avoimuus ei tarkoita kuitenkaan, että kaikki elämän murheet pitäisi vuodattaa työpaikalla vaan lähinnä sitä, että kaikki olisivat rehellisiä toisiaan kohtaan ja kaikista mahdollisista asioista pystyttäisiin puhumaan. Kuppikuntien muodostaminen työporukassa on yksi helppo tapa tuhota työpaikan avoimuus.

 

Omakohtaisia kokemuksia työorganisaation avoimuudesta itselläni on useitakin, mutta yksi itselleni hyvin tärkeä asia on se, että olen työpaikallani pystynyt olemaan todella avoin ja rehellinen esimiestäni kohtaan. Kun yhteinen luottamus on saatu luotua, pystyy esimies luottamaan sinuun esimerkiksi antamalla sinulle vastuutehtävän ja esimies tietää, että pystyt hoitamaan sen, holhoamatta kokoaikaa miten tehtäväsi edistyy. Pystyt kertomaan esimiehelle itse mahdollisista vastaan tulevista ongelmista tai jos yksinkertaisesti tarvitset apua jonkun haasteen kanssa, sen pystyy tuomaan rehellisesti esille kun avoin ympäristö on saavutettu.